O que podemos fazer para evitar que os clientes atrasem seus pagamentos?
Tarefa difícil não é verdade? A cobrança é uma tarefa desagradável, e de certa forma estremece o relacionamento com o cliente. Mesmo tratando um assunto difícil, constrangedor em algumas vezes, precisamos sim tratar de forma profissional, com educação, gentileza, mas sempre buscando que o pagamento seja feito.
Uma dica interessante é buscar se antecipar ao problema. Como?
Enviando uma mensagem informativa/preventiva, anteriormente ao vencimento da fatura.
Vemos que infelizmente muitas empresas não tem a melhor organização, não tem um bom sistema de gestão financeiro a seu favor, e muitas vezes acabam atrasando por pura desorganização. Então, uma mensagem pode ajudar esta empresa a não atrasar.
Esta mensagem pode ser por exemplo:
“Olá, estamos mandando esta mensagem apenas para lembrar que sua fatura vai vencer daqui a três dias. Caso não tenha recebido, por favor nos avise, para reencaminharmos. ”
O principal objetivo é avisar o cliente que tem uma fatura a vencer, para poder se programar, além de dar ao cliente a oportunidade de questionar a fatura antes do vencimento, caso tenha ocorrido algum eventual problema.
Importante, não deve ser uma mensagem agressiva de cobrador, você está apenas lembrando que uma fatura vai vencer, mas ao mesmo tempo, deve ser uma mensagem automatizada, ou seja, seu ERP deve enviar automaticamente estas mensagens aos seus clientes. Este processo não deve nem precisa ser manual.
Enviar este tipo de mensagem é algo comprovadamente com ótimo resultado!
Use seu sistema de gestão a seu favor.
Ter um sistema de gestão financeiro
Com a quantidade de informações que passam por nós diariamente, precisamos ter um ERP ao nosso lado para poder gerir também as informações financeiras.
Muitas das informações financeiras podemos tirar de um bom sistema de gestão.
Use-as a seu favor!
Outra dica seria “separar o joio do trigo”.
Você já ouviu falar desta frase? De separar o bom do ruim?
Seu ERP consegue identificar quais clientes normalmente atrasam?
Você tem acesso ao histórico de pagamentos de seus clientes? Como é a ficha financeira deles? Normalmente pagam em dia ou atrasam?
Importante neste caso é poder ter informação para tomar decisões coerentes. Se ocorrer de um determinado cliente, que é fiel comprador, paga sempre em dia, mas em determinada situação atrasou. Será que realmente precisamos cobrar multa/juros deste cliente? Não posso ser flexível pensando no relacionamento de longo prazo com ele?
Mas se é um cliente que normalmente atrasa, devo ser tão flexível?
Para pensar.
Definir o workflow da cobrança.
Este processo é de muita importância, pois com o fluxo de trabalho/processo definido do setor de cobrança, com certeza sua empresa terá melhores resultados.
Não há uma tabela mágica para definir este fluxo, cada empresa tem suas particularidades, mas apenas como exemplo ela pode ser desenhada assim:
D = dia do vencimento
D – 3 = enviar mensagem de aviso de fatura a vencer (use seu ERP para isso)
D + 1 = verificar se seu cliente pagou a fatura (use seu ERP para isso)
D + 5 = mandar uma mensagem ao cliente avisando que se encontra com uma fatura vencida, onde caso a tenha pago que encaminhe comprovante de pagamento, ou entre em contato com o setor financeiro de sua empresa (use seu ERP para isso)
D + 7 = ligar para o cliente caso ele não tenha se posicionado a respeito (registre esta informação no histórico do cliente dentro de seu ERP)
D + 15 = avisar que encaminhará a cobrança para protesto/SPC/outros em 5 dias caso não seja pago (use seu ERP para isso)
D + 20 = encaminhar para protesto (registre esta informação no histórico do cliente dentro de seu ERP)
Claro, isso é apenas uma sugestão, cada empresa precisa encontrar seu modelo.
Ter uma pessoa específica para fazer as cobranças
Fazer as cobranças não é uma tarefa que todos gostam de fazer, diria até que são poucos os que se sentem à vontade para fazer, mas é algo necessário.
Assim, identifique alguém em seu time que tenha aptidão para este tipo de tarefa. Alguém que seja cordial, preparado, que conhece o workflow a ser seguido, e que ao mesmo tempo seja firme quando necessário. Busque que esta seja a pessoa que faça este tipo de contato com o cliente, pois ele conhece o histórico do cliente. Importante também o cliente ter uma pessoa de referência para poder conversar sobre este tipo de assunto. Busque ao máximo que apenas uma pessoa esteja em contato direto com o cliente para este tipo assunto.
Envolver o departamento comercial
Em algumas situações é interessante pedir auxílio do depto. comercial, mas deve ser evitado, usando com cautela, diria até como última opção.
Envolvendo o comercial você pode estar “queimando” o relacionamento de seu vendedor com seu cliente. Quem sabe este cliente está apenas com um problema momentâneo e daqui um tempo tudo volta ao normal, e forçar o comercial a brigar por uma fatura vencida pode causar rupturas e evitar que o cliente volte a comprar com seu vendedor.
Mas também existe o fato de que o vendedor normalmente pelo relacionamento próximo, acaba tendo mais facilidade de contato com seu cliente, e pode sutilmente numa conversa abordar por exemplo assim:
“Pois é, o nosso pessoal do financeiro comentou comigo que a sua empresa está com um título em atraso. Houve algum problema? Estamos com alguma pendência com você? Como podemos ajudar? Você gostaria que a gente corrija a fatura? ”
Veja, a abordagem do vendedor deve ser no sentido de se colocar do lado do cliente, sabemos que na realidade ele quer ajudar sua empresa a receber, mas o cliente precisa se sentir amparado. Ajude seu vendedor a continuar tendo um relacionamento mais estreito com seus clientes.
Aparentemente são pequenas dicas, mas que trazem bom resultado.
Analise e aplique em seu negócio da melhor forma, ajuste a sua realidade, com certeza os resultados vão aparecer.
Bons negócios!
